Bei Ihnen herrscht Chaos in der Dokumentenstruktur?

Bei Ihnen herrscht Chaos in der Dokumentenstruktur?

Sie brauchen ewig, um die richtigen Dokumente zu finden?

Mit dem Dokumentenmanagement von QM-Pilot bekommen Sie Ihre Dokumentenlenkung in den Griff!

  • Verknüpfung der Dokumente mit den Prozessen
  • Automatisierte Verlinkung
  • nur Zugriff auf aktuelle Daten
  • Auffindbarkeit mit der Suche
  • Nachvollziehen aller Änderungen

Dokumentenmanagement

Die richtigen und aktuellen Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung zu haben ist entscheidend für die optimale Ausführung der Prozesse und die Unterstützung der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz. Das passende Dokumentenmanagement bietet der QM-Pilot im Basis-Paket.

Der QM-Pilot verwaltet nicht nur Dokumente und ergänzt Sie mit gewünschten Informationen, sondern stellt eine direkte Verbindung zwischen Prozess, Risiko und Dokument her.

Im Dokumentenmanagement werden die Dokumente normengerecht gelenkt und stehen als aktuell freigegebene Version den Lesern im Ansehen-Bereich zur Verfügung. Über eindeutige Weblinks können Dokumente auch ausserhalb des Systems zur Verfügung gestellt werden - dabei führt der Link immer zur aktuellen Version eines Dokuments.

Das Dokumentenmanagement-Modul ist in der Basis-Software enthalten.

Ansicht

  • Freie Strukturgestaltung
  • Navigation über Dokumentenlandschaft oder Struktur
  • Schlagwortsuche inkl. Volltextsuche
  • Vorschau im System
  • Abonnements: E-Mail Benachrichtigung bei Veröffentlichung einer neuen Version
  • Favoriten setzen
  • Feedbackmöglichkeit zu jedem Dokument
  • Links auf freigegebene Inhalte können auch externen Systemen zur Verfügung gestellt werden
Document preview in the QM pilot

Verwaltung

  • Ablage aller Dateiformate oder Weblinks auf der QM-Pilot Datenbank
  • Workflow-unterstütztes Prüf- und Freigabeverfahren zur Sicherstellung der Dokumentenlenkung; - bei Bedarf mit E-Mail-Unterstützung
  • Historisierung und Archivierung von Dokumenten
  • Vorschau für gängige Dateiformate
  • Steuerung der Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigung
  • Automatische Generierung von PDFs
  • Automatische Übersetzung der Dokumente
Overview document management QM-Pilot incl. version history

Verknüpfung

  • Verknüpfung von Dokumenten im Prozessablauf
  • Verknüpfung mit Risiken
  • Verknüpfung von Dokumenten über eindeutigen Dokumentenlink in anderen Systemen
  • Zugriff über Link immer zur aktuellsten freigegebenen Dokumentversion
  • Übersicht, in welchen Prozessen/Risiken ein Dokument verknüpft ist
  • Zugriff auf die Dokumente aus dem Audit-Modul
  • Verknüpfungen müssen bei neuer Dokumentenversion nicht aktualisiert werden
Process editor with document link

Weitere Funktionen

  • Änderungsfeed auf der Startseite
  • Veröffentlichung von News auf der Startseite
  • Reporting über alle Dokumente
  • Aufgabenmanagement für Dokumentein der Portalübersicht
  • ZIP-Download aller Dokumente innerhalb eines Prozesses
  • Individuelles Rollenkonzept konfigurierbar
  • Zugriff für den Verwaltungsbereich steuerbar
  • Replikationsmöglichkeiten in eine File-Struktur
  • Anforderung einer Lesebestätigung

 

 

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Der QM-Pilot hat sich als wertvolles Instrument erwiesen, um unsere Prozesse effizient zu verwalten und unsere Dokumente sicher und strukturiert abzulegen. Die Software bietet uns eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, schnell und einfach auf die benötigten Vorlagen, Richtlinien und dokumentierten Prozesse zuzugreifen. Dank QM-Pilot konnten wir unsere internen Abläufe optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen erleichtern. Durch die Möglichkeit, mit Versionen zu arbeiten und Änderungen zu dokumentieren, können wir stets den Überblick über den Entwicklungsstand von Dokumenten behalten und sicherstellen, dass wir mit den aktuellsten Informationen arbeiten.

Stiftung Blumenrain

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Picture Product Manager Kristin Prüssner

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